Требования к составлению и оформлению деловых документов

Письменное регулирование деловых отношений в правовой, государственной, производственной отраслях, обслуживание общественных потребностей людей в бытовых ситуациях осуществляется посредством деловых бумаг, документов.

Различают несколько значений понятия «документ»:

  1. Письменное официальное свидетельство, довод юридической силы, зафиксированный на специальном бумаге (паспорт, свидетельство о рождении, диплом об образовании идр).
  2. Деловая бумага, которая удостоверяет определенный юридический факт, подтверждает действия, полномочия или права конкретного лица (закон, акт, протокол, завещание, доверенность идр).
  3. Материальный объект, в котором содержится определенная информация (дискета, файл, кино-и фотопленка идр).
  4. Исторически достоверные письменные источники (грамота, указ идр).

Обобщая приведенные выше формулировки, можно определить понятие «документ» как материальный объект, содержащий зафиксированную информацию, оформленную в установившемся порядке, и имеет в соответствии с действующим законодательством юридическую силу для выполнения конкретной, ему предназначенной функции.

Деловые документы

Документы широко используются в повседневной жизни как источники и носители информации, способствуют совершенствованию внутренней организации и внешних отношений, улучшению работы, функционирование учреждений, предприятий или организаций и одновременно является основанием для принятия, обобщения, справочно-поисковой работы.

Поскольку документы являются средством свидетельствования, доказывания определенных фактов, имеющих жизненно важные последствия, каждый из них имеет большое правовое (юридическое) нагрузки.

Каждый документ укладывают согласно с общепринятыми нормами и правилами, которые являются стабильными (каноническими) для конкретного вида, но все они должны соответствовать следующим требованиям:

  • Не противоречить действующему законодательству государства, нормам юридического и административного права, директивным положением конкретных руководящих органов;
  • Выдаваться только соответствующими полномочными органами согласно их компетенции;
  • Соответствовать своему назначению, названию и укладываться по установленной форме;
  • Быть достоверными, убедительными и отвечать целям и задачам определенного заведения, учреждения и т.п. или их руководства (базируясь на фактах, содержать конкретные, содержательные предложения и указания);
  • Быть грамотными и надлежащим образом оформленными, разборчивыми и опрятными. Большинство документов должны быть пригодны к длительному хранению.

Соблюдение этих требований позволяет оперативно получить и обработать нужную информацию, своевременно принять целесообразные меры, сделать процесс управления стабильным, предсказуемым и плодотворным.

© 2014 Сабой Онлайн | Требования к составлению деловых документов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *